Wie setze ich einen Prozess / Dokument ect. in den Status "Abgelaufen" und warum geht das manchmal nicht?

Sie möchten einen freigegebenen Prozess, ein Dokument oder ein Element auf "Abgelaufen" setzen?

Schritt 1:

Sie öffnen den Status Dialog und gehen auf den Punkt "Status ändern" und hier unter dem Punkt "Status" wählen Sie "Antrag auf Abgelaufen" aus.

Bitte achten Sie darauf, dass alle nötigen Parameter ausgefüllt sind, sonst lässt sich der Workflow nicht starten.

Schritt 2:

Nun wird für die eingetragenen Personen unter Qualitätsmanager (wenn anwendbar) und Verantwortlich ein Task ausgelöst. Dieser ist bei dem jeweiligen Freigeber in der Taskleiste oder auch im Taskboard unter "meine tasks" zu finden. Zusätzlich wird eine Email ausgelöst, die den Freigeber informiert.

Schritt 3:

Der jeweilige Freigeber genehmigt den Antrag oder lehnt ihn ab.

Der Autor wird per Mail über die jeweiligen Aktionen der Freigeber informiert. Wenn alle Freigeber die Genehmigung erteilt haben, stellt sich der Status auf "Abgelaufen" um. Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt der Status auf "Freigegeben" bzw "Freigegeben und Gültig".

Wird der Antrag an einer Stelle abgelehnt, ist der Workflow an dieser Stelle beendet.

Bitte beachten Sie, dass die Freigabetask zeitgleich an alle eingetragenen Freigeber (QM, Verantwortlicher) geschickt wird. Und bei "Antrag auf Abgelaufen" gibt es einen Unterschied zu anderen Freigaben: Wenn der Verantwortliche den "Antrag auf Abgelaufen" vor den anderen Freigebern genehmigt wird, dann ist der Workflow abgeschlossen. Der Verantwortliche hat in diesem Fall Vorrang vor allen anderen Freigebern.

Da die Tasks der anderen Freigeber dann auf "To Do" stehen bleiben, empfehlen wir, dass die Freigeber den Task trotzdem freigeben, auch wenn es keine Auswirkungen mehr hat. So sind die Tasks im Taskboard gepflegt.

Warum gibt es bei mir im "Status ändern" Dialog kein "Antrag auf Abgelaufen" ?

Sie möchten ein freigegebenes Element auf Abgelaufen stellen, haben alle relevanten Parameter ausgefüllt, finden aber nicht den "Antrag auf Abgelaufen" im "Status ändern" Dialog?

Dann sollten Sie einen Blick in das Lebenszyklus-Diagramm werfen.

Hier lässt sich sehr schön erkennen, was in der aktuell ausgewählten Prozessversion bereits geschehen ist und wo der Prozess (oder auch Dokument / Element) gerade steht.

Problem 1: 

Der "Antrag auf Abgelaufen" wurde gestellt, die Freigeber informiert und der Prozess steht nach wie vor im freigegebenen Status.

Der erste Freigeber hat den Fall genehmigt, der zweite Freigeber steht noch aus.

Hier liegt das höchste "Risikopotential":

Gibt einer der Freigeber den Prozess (o.a.) nicht frei, bleibt der Prozess an dieser Stelle im Workflow hängen, meist ohne dass es bemerkt wird. Besonders häufig geschieht dies, wenn es mehr als einen Freigeber gibt, da alle eingetragenen Freigeber (QM & Verantwortlich) den Antrag freigeben müssen.

Lösung:

Der Autor sollte idealerweise die Prozesse, die er auf "Abgelaufen" stellen will, monitoren und auf die Rückläufe der Genehmigungen (oder Ablehnungen) per Email achten.

Parallel dazu kann das Lebenszyklus-Diagramm überprüft werden, um festzustellen, ob alle Freigabeschritte eingehalten worden sind.

Der Autor erinnert den Freigeber an den noch offenen Task. Wenn der Freigeber gerade nicht verfügbar ist und die Freigabe dringend ist, kann der Admin den Task unter "alle tasks" einer anderen, passenden Person zuweisen, die dann den Antrag freigibt.

Problem 2:

Wenn der "Antrag auf Abgelaufen" im Statusdialog nicht zu sehen ist, kann es auch sein, dass einer der Beteiligten inzwischen das Unternehmen verlassen hat und der User deaktiviert wurde. Idealerweise sollten in so einem Fall alle dem User zugehörigen Prozesse / Dokument (o.a.) bereits einem neuen User zugewiesen werden. 

Falls dies nicht geschehen ist, bleibt auch hier der Workflow hängen. 

Ob ein User deaktiviert wurde oder nicht lässt sich leicht im Detail Content des Prozesses (o.a.) oder im Status ändern Dialog sehen:

Neben dem Usernamen ist ein kleines "i" zu sehen. Wenn hierauf geklickt wird, werden die Berechtigungen sowie eine mögliche Deaktivierung des Users angezeigt.

Lösung:

Um den entsprechenden Beteiligten auszutauschen, kann ein Architekt oder Admin den Versionsdialog und dann "Attribute ändern" öffnen und hier den entsprechenden User gegen einen Neuen austauschen.

Danach muss im Lebenszyklus-Diagramm wieder auf das entsprechende Element geklickt werden und hier kann dann im Detail Content der User vom Architekt / Admin neu zugewiesen und damit der Task noch mal neu angestoßen werden.

Wenn alles gut abgewickelt wurde, sieht das Lebenszyklus-Diagramm am Ende so aus und der Prozess (o.a.) ist im Status "Abgelaufen"