Wie und in welchen Situationen sollten neue Handbücher generiert werden (Viewer & Editor)?

Es gibt verschiedene Szenarien zum Generieren und Abrufen von Handbüchern:

Fall 1:
Nach der Freigabe eines Prozesses wird die Generierung der Handbuch PDF mit leichtem Zeitverzug automatisch angestoßen. Im Viewermodus kann dann über das Handbuch-Symbol diese PDF abgerufen werden.

Wenn der User im Editormodus das Handbuch über das Handbuchsymbol generiert, erhält er immer eine .docx Datei, die hinter dem Info-Button zu finden ist

Wenn ein User im Editormodus auf die bereits generierte pdf zugreifen möchte, so ist diese am Prozess im Detail Content unter "Handbücher" zu finden.

Fall 2:
Sollten im Prozess verwendete Stammdaten eine neue Version erfahren, werden diese Änderungen nicht automatisch im bereits vorhandenen Handbuch PDF verfügbar sein. Hierfür kann der User im Editormodus neue PDF's über den Versionsdialog -> "Generiere Dokumente" generieren. 

Dabei werden die bis dahin eingestellten Handbuchvorlagen berücksichtigt und alle bestehenden Handbuch PDFs dieses Prozesses werden entfernt und neu generiert/erstellt.

Viewer und Editoren können dann über das Handbuch-Symbol die aktuelle Handbuch PDF abrufen.

Fall 3:
Falls eine neue Handbuchvorlage aus dem Adminmenü zu den Handbüchern hinzugefügt wird, die bei Freigabe des Prozesses noch nicht verfügbar war, dann wird auch für den Viewer eine Möglichkeit angezeigt, das Handbuch zu generieren (als .docx, wie in Fall 1, Editormodus, beschrieben). 

Wenn dies unerwünscht ist und der Viewer statt der Generierungsmöglichkeit ein PDF sehen soll, muss diese vorab von einem User im Editormodus über "Generiere Dokumente", wie in Fall 2 beschrieben, erstellt werden. Dann ist das "Generiere" vor der Prozesshandbuchart im Auswahlmenü (Viewermodus) nicht mehr zu sehen und der Viewer greift ausschließlich auf die bereits erstellte PDF zu.